La carga de trabajo es real, la sobrecarga evitable desde HR

Por Elizabeth Arévalo, Product Owner Total Rewards en BCP:

La sobrecarga laboral es uno de los desafíos más urgentes que enfrentan las organizaciones hoy. Desde mi mirada en Recursos Humanos, veo constantemente equipos agotados, agendas colapsadas y líderes que desean impulsar resultados, sin saber que pueden estar alimentando el caos productivo.

¿Por qué este tema es más crítico ahora? Aquí algunos datos que creo nos servirán para entrar en contexto:

• El día laboral ya no tiene horario definido. Según el “Work Trend Index 2025” de Microsoft, estamos frente a lo que ellos llaman, el infinite workday: un día de trabajo que comienza antes de que nos levantemos y se prolonga por la noche o el fin de semana.
  • Un trabajador recibe en promedio 117 correos electrónicos al día.
  • A las 8 a.m., Microsoft Teams supera al correo como canal predominante, con 153 mensajes recibidos por persona al día.
• Las reuniones consumen el tiempo y la atención de todos. De acuerdo con el último estudio de Fellow: 2024 State of Meetings
  • El colaborador pasa en promedio 11,3 horas a la semana en reuniones y si hablamos de los lideres, el promedio aumenta a 13 horas, es decir más del 27 % del tiempo de trabajo.
• La eficiencia de las reuniones está en cuestionamiento, De acuerdo con las investigaciones de Axios.
  • Solo el 37 % de las reuniones utilizan una agenda clara.
  • El 57 % de las reuniones son improvisadas, es decir se dan en el momento y el 10 % son agendadas a última hora.

Estos números no son “datos curiosos”. Son señales de una alerta poderosa: estamos ante una crisis que puede afectar la capacidad de concentración, la energía psicológica y la calidad del trabajo. Y aquí es donde como responsables de recursos humanos podemos y debemos liderar. Mas que hacer, propongo:

Construir una cultura con intención, no por inercia.
Si los líderes modelan límites, como “no enviar emails después de las 7 p.m.” o “bloquear espacios sin reuniones para trabajo profundo”; el equipo lo internaliza y suma a la cultura que necesitamos reforzar. Si por el contrario tenemos normas tácitas como “estar siempre disponible” o “elogiar la ocupación” también estamos dando un mensaje: debemos afianzar hábitos saludables y explícitamente validables.

Planificación consciente y gobierno de reuniones.
Fomentar reuniones más cortas, con agenda obligatoria, decisión clara y solo con participantes esenciales. Les ha pasado, asistir a una reunión con personas que ni siquiera saben porque están convocados, que no aportan y que, si no hubieran asistido a ella, el resultado de la reunión hubiera sido el mismo. Tener mas reuniones no significa ser más importante. Lograr disminuir el número de reuniones innecesarias, y facilitar las decisiones que se pueden tomar por chat o correos es un gran avance que nos permitirá tener mas tiempo para el trabajo profundo.

Trabajo asincrónico y uso estratégico de AI.
El modelo “Frontier Firm” de Microsoft para empresas que operan con “inteligencia a demanda” (humana más agentes digitales) demuestra cómo reorganizar el trabajo puede liberar horas de atención y enfoque. Hoy en día se puede no asistir a una reunión que es grabada y pedirle a la AI que nos haga un resumen de la reunión y estar al tanto de los avances. Utilizar la tecnología como aliada para tener tiempo para cosas más estratégicas nos ayuda a manejar la carga laboral.

Métricas que importan.
En RRHH no basta con medir rotación o engagement: necesitamos indicadores operativos reales como horas en reuniones por empleado, tiempo bloqueado para trabajo profundo, niveles de interrupción diario, burnout y eNPS. Si queremos gestionar un cambio debemos por empezar a medir las cosas que necesitamos abordar.

¿Por qué hacer esto ahora?

El estudio “Work in Progress 2024” de Buk señala que los colaboradores con altos niveles de estrés tienen 4.5 veces más probabilidades de querer dejar su trabajo. Este dato revela no solo un problema de salud, sino un riesgo para la retención de talento y la estabilidad operativa de las empresas.  Además, el 24 % de los colaboradores señalan que la sobrecarga de trabajo es la principal causa de estrés,  exceso de tareas, plazos ajustados o trabajo fuera de horario generan presión, agotamiento y afectan el desempeño, es momento de actuar y desde nuestro rol en recursos humanos, generar lineamientos y herramientas que permitan gestionar la carga, por donde empezar:

• Audita el patrón de reuniones.
• Forma a los líderes en diseño de agendas, pronunciamiento de prioridades y gestión del tiempo.
• Aplica pilotos de modo asincrónico o con IA y comparte resultados.
• Comunica con claridad: menos reuniones, más impacto; más atención, mejores resultados.

Cuando desde recursos humanos coordinamos cultura, liderazgo y herramientas, construimos empresas donde los colaboradores pueden avanzar sin consumirse.

Hoy nos toca hacernos una pregunta incómoda que nos haga reflexionar

¿Nuestra organización está premiando a quien trabaja más o a quien hace más con su tiempo siendo consciente de su autocuidado y el cuidado de su equipo, planificando y teniendo hábitos saludables?

No es un tema menor, es la línea divisoria entre empresas que aceleran hacia el futuro… o las que van acelerando su desgaste.